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Selon l’article 23 et 50 du Règlement sur l’Organisation et l’Administration des Établissements (ROAE), un dossier doit être ouvert pour chaque usager qui reçoit des services avec les informations reçues par ce dernier lors de l’inscription.
Au Centre du Florès, l’archiviste médicale est responsable de l'application des règles de divulgation et de protection des renseignements contenu dans les dossiers d'usagers, conformément aux articles 17 à 28 de la Loi sur les Services de Santé et les Services Sociaux (LSSSS), de même que la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels ainsi que la Loi sur la Protection de la Jeunesse (LPJ).
Pour une demande d’accès à l’information ou pour toute information en lien avec la protection des renseignements personnels, vous pouvez vous adresser à :
Madame Annick Welsh
Archiviste médicale
Service des archives
500, boul. des Laurentides, bureau 252
Saint-Jérôme (Qc) J7Z 4M2
Téléphone : 450 569-2974 poste 2288
Télécopieur : 450 569-6435
Courriel : annick_welsh@ssss.gouv.qc.ca
Qui a droit d’accès à un dossier d’usager ?
Un usager de 14 ans et plus a droit d’accès aux documents contenus dans son dossier de santé, sauf sur exception. Un titulaire de l’autorité parentale peut avoir accès aux dossiers de son enfant de moins de 14 ans sous certaines conditions. Il ne peut avoir accès au dossier de son enfant de 14 ans et plus sans l’autorisation de ce dernier. Les représentants légaux qui peuvent consentir aux soins d’un usager ont droit d’accès aux renseignements contenus au dossier de l’usager dans la mesure où cette communication est nécessaire pour l’exercice de ce pouvoir.
Comment avoir accès à un dossier d’usager ?
La demande d’accès doit être faite par écrit et remise à l’intervenant ou à l’archiviste médicale de l’établissement. L’archiviste médicale est la responsable du service des archives au Centre du Florès et la personne mandatée pour répondre aux demandes d’accès à l’information contenues aux dossiers des usagers.
La lettre doit comporter la date de rédaction, le nom et la date de naissance de l’usager concerné, les documents ciblés ou l’information désirée, la raison de la demande ainsi que la signature du demandeur. Vous pouvez également utiliser le formulaire suivant :
Prenez note que des frais de photocopie et de transmission peuvent être exigés, selon la réglementation en vigueur (Règlement sur les frais exigibles pour la transmission, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements nominatifs).
Puis-je contester une demande d’accès ?
La Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels prévoit qu’une personne peut, lorsque sa demande écrite a été refusée en tout ou en partie, demander à la Commission d’Accès à l’Information (CAI) de réviser cette décision.
La Commission d’Accès à l’Information
Les demandes de révision doivent être adressées à la CAI dans les trente jours suivant la date de la décision ou de l’expiration du délai accordé au responsable pour répondre à une demande.
Qu’est-ce qu’un renseignement de tiers ?
Nous entendons par TIERS, toute personne autre qu’un professionnel du réseau de la santé et des services sociaux.
Toutes les informations dites de TIERS doivent être retirées des documents transmis à l’usager ou son représentant selon l’article 18 de la Loi sur les Services de Santé et les Services Sociaux. Ceci afin de respecter le droit à la vie privée des tiers impliqués ainsi que pour préserver un lien de confiance entre les professionnels et la population.
Si vous désirez obtenir des informations sur une tierce personne inscrite à votre dossier, il serait important de nous jumeler, avec votre demande d’accès, l’autorisation écrite du tiers en question. Il n’en revient pas à l’établissement de faire les démarches pour rechercher le consentement du tiers.
Ex. : Une mère veut avoir accès aux notes d'évolution concernant les rencontres avec le père contenus au dossier de son enfant de 10 ans. La mère doit avoir en sa possession l’autorisation signée du père pour avoir accès à ces informations détenus au dossier de l’enfant sinon l’accès à de tels renseignements lui sera refusé.
Quels sont les délais de conservation des dossiers ?
Le délai de conservation des dossiers inactifs au Centre du Florès est généralement de sept (7) ans.
Pour les enfants et les adolescents
Lors de la fermeture d’un dossier d’un usager enfant ou adolescent, le dossier inactif est conservé jusqu’à leur majorité soit, 18 ans. Par la suite, le délai de conservation de sept (7) ans est appliqué.
Pour les adultes
Lors de la fermeture d’un dossier d’un usager adulte, le délai de conservation d’un dossier inactif dans le cadre d’un usager adulte est de sept (7) ans.
Demande de service refusée
Lorsqu’une demande de service est refusée, le dossier du service de l’accès et liaison est déposé et gardé au service des archives pour un délai de cinq (5) ans.
Liens utiles
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